Karena kepulangan sementara karyawan Jepang karena pandemi virus corona dan anjuran untuk bekerja dari rumah untuk mematuhi protokol, persetujuan online dan komunikasi email semakin meningkat. Bukankah ada lebih banyak kesalahan konfirmasi yang tidak disengaja dibandingkan saat Anda datang ke meja resepsionis untuk mendapatkan persetujuan secara langsung, memberikan penjelasan, dan menandatangani? Tampaknya manusia mampu mengingat dan mengonfirmasi detail dengan lebih baik ketika mereka menggunakan dua atau lebih panca inderanya secara bersamaan. Verifikasi visual, pendengaran, dan terkadang sentuhan (seperti menelusuri teks dengan jari Anda) cenderung lebih akurat dibandingkan verifikasi email diam-diam hanya dengan menggunakan mata Anda. Saya telah mendengar beberapa kasus di mana karyawan yang mendeteksi kesenjangan dalam konfirmasi yang lemah ini melakukan penipuan dan terkejut ketika hal itu ditemukan. Bagaimana kita bisa mencegah penipuan di era virus corona ini?

[Visualisasi otoritas dan aliran]

Penipuan terjadi ketika ada lingkungan dimana penipuan dapat terjadi. Tentu saja, karyawan yang melakukan penipuan adalah pihak yang bersalah, namun perusahaan juga harus disalahkan karena menciptakan lingkungan di mana penipuan dapat terjadi. Sangat sedikit karyawan yang bergabung dengan suatu perusahaan dengan tujuan melakukan penipuan. Untuk menghindari mempekerjakan karyawan yang bergabung dengan perusahaan untuk tujuan penipuan, Anda juga dapat menghubungi perusahaan tempat mereka bekerja sebelumnya dan mengonfirmasi alasan pengunduran diri mereka. Anda memulai suatu pekerjaan dengan niat untuk bekerja keras, namun tiba-tiba Anda menjadi putus asa ketika melihat ada kemungkinan untuk mendapatkan penghasilan lebih dari sekedar bekerja keras di suatu tempat. Jika saya berpikir saya akan ditemukan, saya takut dan ragu, tetapi jika saya tidak cukup yakin atau jika saya berpikir saya tidak akan ditemukan, saya cenderung mengambil langkah berikutnya. Hal pertama yang perlu Anda tentukan adalah otoritas pembayaran dan alur persetujuan. Tingkat jabatan yang mempunyai wewenang untuk mengambil keputusan berbeda-beda tergantung pada isi, jumlah, dan lain-lain, oleh karena itu sebaiknya Anda memperjelas hal ini dan menyatakannya dengan jelas dalam format untuk mendapatkan persetujuan. Penting juga untuk memvisualisasikan urutan perolehan persetujuan, dan melarang keras persetujuan yang dilewati meskipun persetujuan sebelumnya belum diselesaikan. Mungkin sulit membedakan persetujuan yang sudah ketinggalan zaman antara PDF dan prangko. Tindakan pencegahan lainnya adalah memeriksa kesesuaian tanggal pengiriman email dan tanggal persetujuan format.

[Pemeriksaan kejutan]

Pengendalian yang paling efektif untuk mencegah kecurangan adalah pengendalian yang membuat karyawan merasa diawasi. Tentu saja, penting untuk melakukan hal-hal secara teratur seperti laporan keuangan, inventaris, dan audit internal, namun sesekali memeriksanya secara tiba-tiba dapat efektif sebagai terapi kejut. Meski konfirmasinya tidak besar, Anda bisa mencegah penipuan dengan tiba-tiba meminta seseorang membawa beberapa dokumen atau memeriksa saldo kas kecil Anda. Bahkan jika Anda tidak perlu memeriksanya, cukup memanggil mereka dan melihat wajah mereka akan membuat perbedaan. Kelalaian dan ketidakpedulian adalah pemicu penipuan yang paling mungkin, jadi ingatlah hal ini dan mulailah dengan berdiskusi.